如果您根据请求的建议文件或RFP进行快速搜索，则会发现一连串的文章，内容涉及这些文档的可怕程度，它们在现代商业世界中的死亡情况以及如何最好地避免使用它们费用。这些帖子不仅在小型代理商博客上；您会在热门结果中找到有关《福布斯》和《公司》的文章。
就像权威人士宣布电子邮件浪费时间一样，这些文章也始终没有讲到这一点。RFP是一种工具。如果正确使用它们，它们可能会非常有价值，但是就像使用螺丝刀的后端拧入钉子一样，如果使用不当，结果可能是灾难性的。
我们喜欢RFP。或者至少我们喜欢写得好，周到的。我们的许多最好的客户已经使用了RFP进行初步接触，过程了解他们的组织和范围界定他们的项目之一是为更好。实际上，我们75％至85％的新客户开始与RFP进行讨论。
这些都是积极的经历，但是这些好的例子却被众多可怕的RFP淹没了-这就是为什么您看到这么多负面文章的原因。以下是一些可以考虑的最佳做法：
简短供应商清单
避免问太多问题，尤其是开放式问题
不要定义提案的顺序或长度
避免提出容易被公司网站回答的问题
不要使用商品获取模板
不要定义过程
如果您要求提供有关代理商的信息，请至少提供有关您自己组织的信息
留出改变的空间
不要要求参考
简短供应商清单
将一个文档发送给100个公司，然后仅等待最佳响应以筛选出最高版本的想法有些浪漫。这种方法的现实是，您的团队不会对任何特定的响应或任何特定的供应商给予太多的关注。此外，要包括100个供应商，通常需要刮掉笔筒的底部，并与您从未考虑过的代理商联系。
一个好的经验法则是选择一些您有时间通过??电话与之交谈的投标人。
避免问太多问题，尤其是开放式问题
这是一条不错的路线，因为您想选择一个能够真正了解该行业并且能够帮助您改善在线营销的供应商；但是，最好的代理机构很忙，可能会将其视为浪费时间。
举一个例子：去年下半年，我们收到了RFP，其中包含90多个（!!!）问题，例如“描述您的SEO优化策略？”和“请描述您的博客网站流程？”这些是您可以写一个“预订有关但仍未提供与改善此特定客户的营销计划有关的信息。
不要定义提案的顺序或长度
通常，这表明组织希望使其比较容易，以将建议转换为Excel文档。问题在于，您正在雇用一家公司向受众提供直观，易懂的内容，并且提案的组织方式（或未组织方式）是该公司可以很好地实现目标的重要指标。
避免提出容易被公司网站回答的问题
这是最明显的迹象，表明组织刚刚通过电子邮件将RFP发送给在Google搜索中找到的每家公司。从我们的角度来看，我们不明白为什么有人会采用这种方法。您不会像这样购买房屋或汽车-您会筛选选项并查看一些似乎满足您需求的选项。
敏锐。对您正在联系的公司甚至整个行业进行一些研究。请与具有出色站点和可证明满足您需求能力的产品组合的代理商联系。
不要使用商品获取模板
这是联邦，州和地方政府组织在寻找网站供应商时犯的经典错误。这些实体想以购买自助餐厅用豆子或警车用轮胎的方式购买网站。我们甚至已经看到RFP包含剩余语言，例如“件数”和“每件价格”。
我们认为网站比产品更能提供服务。即使您不同意，建立网站的过程也需要您选择的供应商利用他们的专业知识，经验和协作技能来引导您完成该过程。
这是对政府招标过程中存在的问题的一个很好的探讨，甚至有些狡猾。
实际上，让我们扩展此建议。如果政府机构在其RFP中采取了某些措施，则相反。
不要定义过程
这也可能是一个灰色区域。显然，可以说您希望所选的供应商与您的团队紧密合作。哪里出了问题，是您的团队定义了所选供应商的工作方式。例如：
您将在此日期举行一次发现会议
然后您将执行x，y，z
初始设计将在该日期交付
设计签字将在此日期之前进行
这种方法有两个主要问题。1.您正在聘请一名网站设计师，是因为您的团队没有建立网站的专业知识。你为什么要告诉他们如何做他们的工作？2.这是您的公司不应该做的工作，所以不要让自己疯了！
如果您要求提供有关代理商的信息，请至少提供有关您自己组织的信息
我们从许多称为“信息索取”（RFI）或“资格索取”（RFQ）的机构中获得了许多文件，以获取基本信息，以将重点放在少数选定的合作伙伴上。只要您玩得公平，就可以了-实际上，这实际上很棒。如果要执行适当的RFI，请询问一些基本信息，例如：
它有多少名员工
经营多久了
是否外包任何工作
最近有哪些很棒的项目
除非您愿意提供有关您自己的组织，目标，项目范围和预算的详细信息，否则不要问公司将如何满足您的特定需求。
留出改变的空间
下一个达到其RFP时间轴中指定的选择日期的客户将是第一个这样做的客户。它总是需要比预期更长的时间，这只是审查和选择代理商。通常，法律审查会在选择之后将项目再推迟一到三周，从而将发现推迟到最初的目标日期之后一个月。
关键是编写RFP时无法规划所有可能发生的情况。您可以接受自己无法预测一切，然后在流程中建立灵活性。
不要要求参考
这只是普通礼貌。在Gravitate，我们有一群我们所钟爱的推荐人，我们会尽力谨慎地询问他们的时间。如果您刚刚将RFP发送给10个代理商，希望将范围缩小到3或4，请不要在该初始文档中要求提供参考。有足够的时间对这些决赛选手进行尽职调查，等到该信息真正有用时，尊重他们与客户的关系。
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